Lean-Production

5-Why Methode

Tritt an irgendeiner Stelle im Unternehmen ein Problem auf, fordern viele Vorgesetzte verständlicherweise eine schnelle, unverzügliche Lösung des Problems von ihren Mitarbeitern. Aufgrund des Zeitdrucks und fehlender, systematischer Problemlösungs-techniken werden dabei nicht selten nur die Symptome des Problems beseitigt. Die eigentliche Ursache des Problems bleibt weiterhin bestehen mit der Folge, dass die

gleiche oder eine ähnliche Problemstellung nach einiger Zeit wieder auftritt. Will man einen langfristigen Lösungsansatz entwickeln, reicht es nicht aus, nur an der Oberfläche des Problems (Symptomen) "zu kratzen", sondern man muss sich bis zur Wurzel des Problems (Ursache) "durchgraben".

Bildlich lässt sich dieser Sachverhalt gut mit der Tätigkeit des Unkrautjätens vergleichen. Will man das Unkraut wirklich beseitigen, hat das bloße Abschneiden der an der Beetoberfläche herausschauende Pflanze eine lediglich kurze Wirkung. Nach einiger Zeit wird das Unkraut wieder nachwachsen. Um es wirklich zu entfernen, muss die Unkrautpflanze mitsamt ihrer Wurzeln entfernt werden. Man muss also tiefer graben und im wahrsten Sinne des Wortes bis zur Wurzel des Problems vordringen.

5 Why - Vorgehensweise

Die 5-Why-Methode setzt genau hier an. Deswegen wird sie im englischen Sprachgebrauch auch der Technik der Root-Cause-Analysis (Root = Wurzel) zugeordnet. Die Vorgehensweise bei der Anwendung dieser Methode ist denkbar einfach und gleichzeitig sehr wirkungsvoll:

1. Problembeschreibung:

Zuerst wird eine kurze Beschreibung des Problems aufgenommen:Zuerst wird eine kurze Beschreibung des Problems aufgenommen:

Was ist genau passiert?
Wo ist das Problem aufgetreten?
Wann ereignete sich der Vorfall?
Wer war daran beteiligt? Wer hat das Problem entdeckt?
Welche Auswirkungen sind durch das Problem entstanden?

Eventuell wird eine Skizze oder ein Foto angefertigt, die das Problem verdeutlichen.

2. Ursachenanalyse:

Danach wird die Ursachenanalyse durchgeführt. Dabei fragt man solange warum, bis die eigentliche Ursache des Problems gefunden wird. Jedesmal wenn auf die Warum-Frage eine Antwort erfolgt, wird diese mit einer erneuten Warum-Formulierung hinterfragt. Auf diese Weise dringt man immer tiefer bis zur eigentliche Ursache des Problems vor.

3. Abstellmaßnahmen:

Hat man die Ursache gefunden, gilt es, geeignete Abstellmaßnahmen daraus abzuleiten und umzusetzen. Ein entsprechender Maßnahmenplan mit Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben unterstützt die Umsetzung.

Direkt nach der Umsetzung ist das Ergebnis der Maßnahmen zu kontrollieren. Exisitiert das Problem noch oder wieder? Waren die Maßnahmen wirksam? Wenn es sich um eine wiederkehrende Maßnahme handelt wie zum Beispiel die Durchführung regelmäßiger Wartungsarbeiten, dann ist auch eine regelmäßig sich wiederholende Kontrolle sinnvoll.

4. Überprüfung der Wirksamkeit:

Regeln bei der Durchführung

Um die 5W-Analyse zielgerichtet durchführen zu können, gilt es, drei grundsätzliche Regeln zu beachten:

! Regel 1: Keine Annahmen treffen

Auf gar keinen Fall dürfen Annahmen über den Vorgang der Entstehung des Problems getroffen werden. So kommt man schnell zu falschen Schlussfolgerungen bezüglich der Ursachen. Besser ist:

Immer direkt bei den Prozessbeteiligten die Fakten erfragen
Vor Ort Beispiele zeigen lassen wie zum Beispiel Dokumente,
Prozessschritte oder Werkstücke

! Regel 2: Nicht zu früh aufhören, sondern weiterfragen

Solange weiter "Warum..." fragen, bis die eigentliche Ursache gefunden ist. In der Praxis passiert es leider immer wieder, dass die 5W-Analyse einfach zu frühzeitig abgebrochen wird, obwohl die eigenliche Ursache noch nicht identifiziert worden ist. Zielt die Antwort auf eine Warum-Frage auf eine fehlerhaften oder fehlenden Prozess, ist dies oft ein gutes Zeichen dafür, dass man bis zur "Wurzel" des Problems vorgedrungen ist.

! Regel 3: Überprüfung durch Umkehrung der Frage

Ein gute Methode, um zu überprüfen, ob man die tatsächliche Ursache gefunden hat, besteht darin, mit einer "wenn-dann-Feststellung" den Umkehrschluss herzustellen.

Beispiel:

Frage: Warum habe ich meine Schlüssel zu Hause vergessen?
--> weil ich heute morgen in Eile war, weil ich zu spät aufgestanden bin

Umkehrschluss:

Wenn ich heute morgen nicht zu spät aufgestanden wäre, dann hätte ich meine Schlüssel auch nicht vergessen.

--> hier kann man deutlich erkennen, dass das zu späte Aufstehen nicht zwingend zum Vergessen des Schlüssel führt, also der wahre Grund noch nicht ermittelt worden ist

Nachteile der 5W-Methode

Die 5W-Methode hat allerdings auch einen Nachteil. Oft gibt es nicht nur eine Ursache für ein auftretendes Problem, sondern mehrere Ursachen. In solchen Fällen, muss man sich entscheiden, welchen Pfad man verfolgen will, da die 5-Why-Methode immer nur auf eine Ursache abzielt.

Ein andere, sehr wirkungsvolle Problemlösungstechnik, die solche Mehrfachgründe berücksichtigt, ist das Ishikawa-Diagramm.

Youtube Video zu 5 Why

Schulungsvideo von Jeff Hajek auf YouTube

Beispiel eines 5Why-Fragebogens